Dokumentenservice für Betriebe in der Region
Das Problem ist nicht das Papier. Sondern die Suche.
Ich digitalisiere Ihre geschäftlichen Unterlagen sauber, benenne sie nachvollziehbar und lege sie als durchsuchbare PDFs in einer klaren Struktur ab, damit Sie jedes Dokument genau dann finden, wenn Sie es brauchen.
Worum es geht
Weniger Suchen. Mehr Überblick. Ohne großes Projekt.
Rechnungen, Verträge und Belege sind meist vorhanden, im entscheidenden Moment aber nicht griffbereit. Genau hier setze ich an: persönlich, vor Ort und in überschaubaren Schritten.
Sauber digitalisiert
Ihre Unterlagen werden mit Texterkennung (OCR) erfasst, sodass der Inhalt durchsuchbar wird und nicht nur als Bild abgelegt ist.
Sinnvoll benannt
Einheitliche Dateinamen und Ordner, die Ihrer bestehenden Ablage entsprechen. Sie müssen nichts umlernen.
Schnell auffindbar
Volltextsuche statt Blättern: Belege nach Kunde, Datum oder Stichwort in Sekunden gefunden.
Für wen
Gemacht für kleine, inhabergeführte Betriebe
Überall dort, wo genug Papier entsteht, um Zeit zu kosten, aber kein eigenes Archiv- oder IT-Team vorhanden ist. Wenn sich Unterlagen stapeln und im Alltag immer wieder aufhalten, lohnt sich ein genauer Blick.
Handwerk
Rechnungen, Lieferscheine, Angebote sowie Fahrzeug- und Garantieunterlagen.
Hausverwaltung
Objektordner, Verträge und Übergabeprotokolle, auffindbar nach Adresse.
Hotel & Gastronomie
Hohes Belegaufkommen. Ich arbeite vor Ort, Ihre Unterlagen bleiben im Haus.
Büros & Praxen
Durchsuchbares Archiv und klare Ordnerstruktur für den Verwaltungsbereich.
Agenturen & Berater
Angebote, Projektunterlagen und Verträge sauber abgelegt und schnell zur Hand.
Vereine & Ehrenamt
Protokolle, Mitglieds- und Kassenunterlagen geordnet und durchsuchbar.
So läuft es ab
Vier einfache Schritte
Der gesamte Ablauf findet bei Ihnen vor Ort statt. Ihre Unterlagen verlassen zu keinem Zeitpunkt Ihr Haus.
Kurzes Gespräch
Wir klären unverbindlich, welche Unterlagen Zeit kosten und was sich zu digitalisieren lohnt.
Vor-Ort-Termin bei Ihnen
Ich arbeite direkt in Ihren Räumen. So bleiben alle Unterlagen jederzeit bei Ihnen im Haus.
Scannen, benennen, strukturieren
Saubere Scans mit Texterkennung, nachvollziehbare Dateinamen und eine klare Ordnerstruktur.
Übergabe
Sie erhalten durchsuchbare PDFs: auf USB, als verschlüsselten Download oder in Ihrer eigenen Cloud. Die Originale bleiben bei Ihnen.
Leistungen
Diese Möglichkeiten gibt es
Vom einmaligen Digitalisieren bis zum laufend gepflegten Archiv: Sie wählen, was zu Ihrem Betrieb passt. Umfang und Vorgehen stimmen wir gemeinsam ab.
Papier zu digitalem Archiv
- Abholung & Protokoll
- Scan mit Texterkennung
- Klare Ordnerstruktur
- Durchsuchbare PDFs
Durchsuchbares Archiv
- Ablage digital nachgebaut
- Volltext-/OCR-Suche
- Optional als Cloud-Portal
- Zugriff von überall
Lokaler Archiv-Server
- Privater Dokumentenserver
- Daten bleiben im Haus
- Einrichtung & Betreuung
- Laufende Wartung möglich
Monatliche Archiv-Pflege
- Regelmäßige Abholung
- Scan, OCR, sortieren, benennen
- Archiv bleibt aktuell
- Backup & Unterstützung
Der Einstieg ist bewusst klein: Ich digitalisiere Ihnen einen Testordner kostenfrei. Anhand Ihrer eigenen Unterlagen sehen Sie, ob sich der nächste Schritt für Ihren Betrieb lohnt.
Warum mit mir
Persönlich, lokal, ein fester Ansprechpartner
Aus der Region
Kurze Wege in Würzburg und Mainfranken: Ich arbeite persönlich bei Ihnen vor Ort.
Technik & Struktur
Fundiertes IT- und Prozess-Know-how: Texterkennung, sinnvolle Benennung, Suche und saubere Ablage.
Vertraulich
Ihre Dokumente werden vertraulich behandelt und bleiben bei Ihnen im Haus: ein fester Ansprechpartner vom ersten Termin bis zur Übergabe.
Kontakt
Kleiner Testordner gefällig?
Schreiben Sie mir kurz, welche Unterlagen Zeit kosten, oder rufen Sie an. Ich melde mich verlässlich zurück.